学校在推行民主理财制度的过程中，必须收集并归纳大量信息资料。接下来，我将逐一说明与此相关的各项事务。
财务报表
学校在民主理财过程中，财务报表扮演着核心角色。报表里包含了资产负债表和收入支出表等内容。资产负债表能显现出学校在某一特定时间的财务情况，让师生明白学校的资产和负债情况。收入支出表则能反映出学校在一定时期内的收入和支出状况。当“候鸟号”助学资金到账后，人们能通过此表查阅资金的收入和使用明细。
预算方案
预算方案是至关重要的文件。它涵盖了年度预算和针对特定项目的预算。年度预算主要用来规划学校一年的资金使用，包括日常教学和设备购买等费用的分配。至于特定项目预算，比如为“候鸟号”特色课程项目制定的预算，它详细说明了项目的资金需求和分配方法，确保资金得到合理使用。
收支凭证
理财时，收支凭证不可忽视。这涵盖了发票、收据和报销单等。发票是购买商品或接受服务的凭证，它反映了学校资金的流向。报销单需详细列出各项费用，以保证每一笔开销都有充分的证据。在“候鸟号”活动的费用报销中，详细记载活动费用，便于财务审核。
审计报告
审计报告由专业机构编制，对学校的财务状况进行了详尽的评估。这包括对学期和年度的财务状况进行审查。学期审计通常在“候鸟号”活动的一个阶段完成之后实施，其目的是及早发现资金使用上的问题。至于年度审计，它则对学校整年的财务状况进行细致检查，以确保资金使用的合规性。
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